Когато клиентът влезе в офис, рецепционистът е първият човек, с когото ще се срещне. Рецепционистите са връзката между обществото и компаниите, за които работят, и по тази причина те трябва да са запознати с всички офис политики и процедури. Възможно е те да не са в състояние да отговорят на всеки въпрос на клиента, но те винаги трябва да могат да насочат клиента към някой, който може.
Поздравете посетителите
Основното задължение на рецепциониста е да поздрави посетителите и да ги насочи към съответните офиси или администратори. Рецепционистът е публичното лице на всяка компания и трябва да бъде любезен, полезен и осведомен за всички офис процедури и политики. Те могат да варират в различните офиси. Например, медицинският рецепционист ще трябва да знае как да получи застрахователна информация от всеки пациент и как да събира съпътстващите плащания, ако е необходимо. Въпреки че не е необходимо да отговарят на медицински въпроси, те трябва да знаят към кого да насочат пациентите, ако имат проблем. Рецепционистът в адвокатска кантора не трябва да предлага правни съвети, но трябва да знае кой в техния офис има опит да работи с клиент и своевременно да го насочи към това лице.
$config[code] not foundПрилагане на правилата на офиса
В някои случаи рецепционистите са отговорни за прилагането на политиките и процедурите в офиса. Специфичните офис политики ще варират в различните офиси, но обикновено са предназначени да защитават безопасността и благосъстоянието на служителите и клиентите в офиса. Политиката на офиса може да включва забрана за пушене, пиене на алкохолни напитки и сексуален или вербален тормоз в офиса или приемната. Много офиси имат и основен дрес код и изискват всеки, който влиза в офиса, да носят обувки и подходящо облекло. Други основни офис политики обхващат часове на работа, фактуриране и как да информират клиентите за всякакви промени в услугите или таксите. Подобно на всички служители, рецепционистът трябва да е наясно с политиката на офиса и да разполага с наръчник на служителите по всяко време.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingПроблеми с поверителността и поверителността
В много офиси рецепционистите са отговорни за подаването на големи количества информация. Те могат да включват трудови документи на клиентите, правни или медицински истории, адрес и информация за контакт или финансова информация. Въпреки че работодателят на рецепциониста може да има пълен достъп до тази информация, рецепционистът не трябва да го споделя с никого извън офиса или с неупълномощен персонал в офиса или на работното място. Политиките на Office осигуряват строги правила за правото на личен живот на клиентите и често включват наказания за освобождаване на неоторизирана информация. Тъй като на рецепционистите е поверена силно лична информация, те трябва да са наясно с тези политики и да се придържат към тях по всяко време. Рецепционистите трябва също така да могат да информират клиентите за техните права за неприкосновеност на личния живот и да отговарят на всички въпроси, които могат да имат по отношение на тези въпроси.
