Много бизнес срещи са от съществено значение за комуникацията и управлението, според статия в "Бизнес балове". Въпреки това, хората се страхуват от срещите, които възприемат като неефективни, неорганизирани и загуби на време. Преди да изпратите следващата покана за среща, използвайте контролен списък за срещи, за да се подготвите за нея. Този тип инструмент помага за рационализиране на целите на срещата и идентифициране на необходимите участници и действия.
$config[code] not foundКонтролен лист преди срещата
Най-успешните планиращи срещи предварително планират всички дейности и елементи на срещите, преди да изпратят покани. Предварителните срещи включват избор на удобен ден и време за срещи, резервиране на мястото за провеждане на срещата (като конферентна зала, зала за събития или самостоятелна зала за ресторанти) и вземане на решение кой трябва да бъде на срещата. Много срещи се променят, като просто не разполагат с важни ръководители на масата или с твърде много уважавани участници, които изхвърлят всички от главната тема. Други съществени точки за контролния списък преди срещата са дневният ред на заседанията, като за всеки раздел или тема от срещата са определени периоди от време; всички презентационни инструменти, включително връзки за лаптопи, телефонни линии за конферентен разговор и брошури; и обяд или напитки. Повечето специалисти по планиране на срещите назначават също и бенефициент за среща.
Списък за проверка на срещите
Когато срещата започне, най-ефективните ръководители на срещи използват контролен списък, за да се гарантира, че нито един елемент от дневния ред не е пропуснат или забравен. Елементите за контролния списък включват покана за участие в заседанията, преглед на бележките от последната среща и ясно определяне на дневния ред на текущата среща. Повечето програми за срещи включват дефинирането на проблем, мозъчната атака на решения, гласуването на решения и решаването на проблема. Много от лидерите на срещите включват елементи като „уверете се, че питате и получавате мнения от всички участници“, особено когато имат други вокални, уважавани участници. Не забравяйте да обсъдите следващите стъпки преди края на срещата.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingЕлементи за контролен списък след срещата
Обикновено има няколко действия, които трябва да се предприемат след среща, а списъкът за срещи може да помогне да се гарантира, че нищо не е забравено или пренебрегнато. Някои от елементите за контролния списък след срещата могат да включват написване на бележките за срещите, разпространение на бележките и последващи стъпки. Някои от следващите стъпки могат да включват по-задълбочено проучване на теми, среща с допълнителни акционери или определяне на дата за последваща среща. Други примери за тези видове елементи са създаването на работна група, получаване на обратна връзка от участниците и съобщаване на всички важни решения на останалата част от компанията.
