Асистентът на екипа спомага за натоварването, като изпълнява административни задължения, за да освободи членовете на екипа от офиса за други задължения. Те се намесват, за да помогнат с текущи проекти, така че по-опитните членове да могат да се фокусират върху начините за подобряване на проекта, отстраняване на проблеми или адресиране на нуждите на клиента. Допълнителната административна помощ е от жизненоважно значение за спазването на сроковете и изпълнението на проектите навреме. Асистентите работят под прякото наблюдение на ръководителите на екипи.
$config[code] not foundАдминистративни задължения
Екипните помощници помагат за административни задължения, които изискват малко контрол. Те планират срещи с клиенти и гарантират, че клиентите получават документи и вземания навреме. Те организират вътрешни екипни срещи и подготвят маршрути, за да гарантират, че всички служители са на една и съща страница. Други отговорности включват: сортиране на имейли по важност, предупреждаване на членовете на екипа за предстоящи срокове, правене на копия, изпълнение на поръчки, подготовка на документи и организиране на електронни файлове. Бързината, ефективните комуникационни умения и вниманието към детайлите са най-важните изисквания за работа.
Данни и резултати
Работните екипи често се нуждаят от допълнителна административна подкрепа, за да подпомогнат съхраняването на данни, управлението на данни и резултатите от проекта. Екипните сътрудници си водят бележки по време на срещите и съставят тези бележки в проектни бележки. Те събират и въвеждат данни в електронни файлове, така че членовете на екипа да имат записи, които да подкрепят анализите и резултатите от проекта. Асистентите подготвят резултатите от проекта, като добавят номера на страници, атрактивни корици, списъци с термини и съдържание за писмени доклади. Компютърните умения, уменията за въвеждане на данни и силните страни на корекцията помагат на кандидатите да се открояват като квалифицирани кандидати за работа.
Храна и пътуване
Асистенти по проекта координират офис обеди и вечери с членове на екипа. Те поръчват и вземат храна за служители, които работят дълги часове, за да изпълнят сроковете. Те правят пътувания, включително полети, настаняване и коли под наем. Чрез проучване на маршрути за конференции и информиране на членовете на екипа за подробности от семинара те освобождават повече време за опитни членове, за да се съсредоточат върху обширни и отнемащи време проекти.
Финансови отговорности
Уверете се, че екипът остава в рамките на бюджета си, е жизненоважна работа. Екипните асистенти следят разходите по проекта и закупуват касови бележки и записват тези числа в счетоводни софтуерни програми и електронни таблици. Те не вземат решения за покупка, но уведомяват ръководителите на екипите, когато бюджетите изглеждат така, сякаш могат да отидат в червено. Асистентите поръчват консумативи и продукти, когато запасите намаляват. Бюджетирането и основното разбиране на счетоводството помагат на помощниците на проекта да поддържат предложените финансови цели.
