Планиране на срещи на голяма конференция за настаняване е отговорно за събитие на клиента от първоначалния контакт, докато групата напусне хотела. Проектантът обработва всичко - от резервация на срещи и хотелски стаи до настройка на храна и оборудване. В едно голямо помещение може да има няколко проектанти на срещи, които имат различни области на експертиза и работят заедно по групови събития. Примери за тези различни области включват резервации, храна и напитки и връзки с обществеността.
$config[code] not foundВръзки с обществеността и маркетинг
В тази роля организаторът на срещите служи като представител на обществото за настаняване и конферентни зали. Работата на планиращия е да се увери, че съоръжението има положителна репутация и да допринесе за резервирането на клиенти. Организаторите на срещи създават брошури, описващи услугите на съоръжението, отговарят на имейли или телефонни запитвания за услуги за планиране на събития и предоставят информация за текущите съоръжения за срещи и услуги за използване на уебсайта на хотела. В тази роля планиращият създава съдържание за мултимедийни реклами за отдела за планиране на събития на съоръжението. От планиращия се изисква също да достигне до бизнеса и конвенциите, за да насърчи нови и продължаващи бизнес.
Резервации и регистрация
Когато работи предимно в резервации и регистрация, организаторът на срещи помага на клиентите да направят резервации за гости и бални зали за присъстващите. В зависимост от това колко голяма е групата и какви дейности трябва да се провеждат на място, организаторът на срещите предлага кои зали за срещи в конферентния център да отговарят най-добре на нуждите на клиента. Планиращият организира и групи от хотелски стаи за участниците в клиента и помага при необходимост от преливане. Част от тази роля на организатора на срещи включва преговаряне на групова отстъпка и евентуално подпомагане на пътуването. Организаторите на срещи също подпомагат регистрацията на участниците на място.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingХрани и напитки
Всяка конвенция се нуждае от храна и напитки. За щастие на клиентите, планирането на срещи на място лесно се грижи за това. Планировчикът на срещите помага на клиента да разбере колко храна е необходима за очакваното количество участници. Част от това помага да се определи дали храната трябва да се сервира на вечеря или на шведска маса и какви напитки трябва да се предлагат. Плановикът на срещите обсъжда менюто за всяко хранене с клиента и помага да се разработи бюджет или пакетна сделка за клиента.
Технически задължения
Има много различни технически аспекти на работата на планиращия срещи в голяма сграда за настаняване на конференции. Един от техническите финансови аспекти на ролята е да помогне на клиента да разработи бюджет и да определи как трябва да се плащат всички услуги в съоръжението.Планировчикът на събранията организира цялото събитие на клиента, като се увери, че клиентът знае кои са конферентните зали, по кое време и разработва график на събитията. Планиращите също са отговорни за намирането, отдаването под наем и създаването на аудио-визуална или друга специализирана техника, необходима на клиента. Организаторът на срещи може също така да намери и организира развлечение по искане на клиента.
