Можете да постигнете невероятни неща в бизнеса, когато имате правилните инструменти, както технологични, така и социални. Това е особено вярно за управлението на фирмени проекти.
С някои чудесни инструменти във вашия арсенал, като тези, които следват, трябва да можете да отговорите на всички ваши нужди за управление на проекти.
Имате ли всичките седем от тях?
Софтуер за управление на проекти
Благодарение на модерните технологии софтуерът за управление на проекти стана по-лесен за използване от всякога. Най-добрите програми ви позволяват да запазите всичките си сътрудници на една и съща страница, с интерактивни срокове, проследяване на данни, времеви печат, разходи за всяка работа, събиране на съдържание и възможности за делегиране.
$config[code] not foundСпоред Том Треанор, директор по маркетинг в Wrike, софтуерна компания за управление на проекти, „имате нужда от опция за управление на проекти, която прави лесно създаването на задачи, включва членовете на екипа чрез лесно маркиране и интегрира с платформи за електронна поща и споделяне на файлове. Използването на голям софтуер за управление на проекти е един от ключовете за успешното постигане на бизнес целите ви. ”
Платформи за съвместно ползване
Всеки проект се нуждае от достъп до възможности за споделяне на файлове, за да може съответните членове на екипа да изпълняват задачи по всяко време. Това позволява достъп до файловете от ръководителя на проекта до членовете на екипа и помага да се сведат до минимум проблемите с проекта и неефективното управление на времето.
Най-добрите програми за споделяне ще имат следните качества:
- Онлайн и могат да бъдат достъпни навсякъде с интернет връзка
- Прости функции за редактиране
- Възможност за прикачване на проекта към задачата
- Споделяне на способности между сътрудници
- Функции за защита, които защитават и архивират вашата работа
- Интеграция с вашия софтуер за управление на проекти
Сред най-често използваните платформи за споделяне са Google Диск, Dropbox, Microsoft OneDrive и Communifire.
Анализ на проекта
За да поддържате работата си възможно най-гладко, имате нужда от инструмент за анализ на проекта, който ще събира данни от софтуера за управление на проекти. Тези данни ще подобрят Вашата ефективност и обработка.
Най-добрите опции за управление на проекти ще имат анализи, програмирани директно в софтуера, но можете да намерите и отделни алтернативи, които събират данните за вас. Полученият доклад ще ви покаже времето и средствата, изразходвани за всеки проект, броя на участващите хора, необходимия брой комуникации и всяка друга информация, която трябва да знаете, за да рационализирате процесите и да подобрите крайния резултат.
Стандарти за комуникация
Преди да започнете проект с каквито и да е сътрудници, трябва да дефинирате вашите комуникационни стандарти. Повечето компании използват електронна поща за цялата комуникация, но това няма да работи за всяка компания и всеки проект.
Нека вашите сътрудници знаят правилните канали, през които да преминат, когато трябва да зададат въпрос, да участват в екипни срещи, да обсъдят творчески идеи и да взаимодействат с съотборници.
Например може да искате всички прости въпроси и екипни взаимодействия да се осъществят в рамките на функцията за коментари на софтуера за управление на проекти; и всички срещи на екипите да се проведат чрез групов видео чат, като Google Hangout.
Определянето на тези стандарти в началото ще намали загубеното време и несъвместимостта и ще ви помогне да постигнете по-ефективна работа.
Templates
Повечето от вашите проекти вероятно ще попадат в една и съща категория. Например, ако специализирате в SEO, ще работите с PPC кампании, социални сигнали и съдържание на уебсайта, по всяка вероятност.
За да направите проектите по-гладки, можете да разработите шаблони за всяка от тези категории. Може да отнеме малко повече време в началото, но си струва, когато различните аспекти на всеки проект се изпълняват по-ефективно и работата, извършена от членовете на екипа ви, изисква по-малко ревизия.
Делегирана отговорност
Общото проклятие на ръководителите на проекти е желанието да направите всичко сами, защото смятате, че ще можете да го направите правилно. Обикновено не е възможно да правите всичко сами и поемането на твърде много ще доведе само до лошо качество на работата, докато се състезавате да завършите всичко навреме.
Проект, който е правилно разделен между всеки от членовете на екипа му, е проект, който е по-вероятно да успее. Само не забравяйте, че делегирането на задача означава, че имате доверие на останалите членове на екипа да изпълняват правилно работата и трябва да покажете това доверие, като проверявате само от време на време и не управлявате всеки елемент от работата.
Делегирането на отговорности и след това доверието на членовете на екипа ви да изпълнят задачата не само ще облекчат работата ви, но и ще подобрят работата на служителите във времето.
Определено лидерство
Успехът на повечето проекти зависи от определен лидер, който притежава качествата на професионалиста. Ако не разполагате с ясен лидер, това ще доведе до объркване и забавяне на процеса, тъй като членовете на екипа ви го издигат по време на вземането на решения, защото никой не е определен да взема окончателните решения.
Един солиден лидер може да приложи на практика най-добрите идеи от членовете на екипа ви и да даде последната дума за решенията на проекта. Ръководителят на екипа трябва също така:
- Застъпник за визията,
- Общувайте добре,
- Общувайте открито и честно с всички сътрудници,
- Излъчвайте ентусиазъм по проекта,
- Делегат без микроуправление,
- Покажете доверие и силни умения за вземане на решения,
- Знаете как да решавате проблемите, тъй като те се появяват,
- Предоставяйте обратна връзка и похвала, когато заслужавате,
- Чуйте приноса на другите и насърчавайте творчеството и идеите.
Компетентен ръководител е един от най-важните инструменти във вашия колан за управление на проекти. С определен лидер, който желае да работи с всичките ви сътрудници, успешното управление на проекти не е просто възможно… то е вероятно.
Проект Мениджър Снимка чрез Shutterstock
7 Коментари ▼
