Секретарят изпълнява основни административни задължения. Обикновено за позиция на секретар на начално ниво се нуждаете от диплома за средно образование. Като секретар човек трябва да знае как да поддържа офис. Човек трябва да може да изпълнява множество задачи ефективно. Те трябва да имат много писмени и словесни умения. Секретарят трябва да има големи организационни умения и те трябва да знаят как да пишат и използват компютър. Има много неща, които секретарят прави в офиса.
$config[code] not foundПоздрави хора
Едно от най-важните неща, които секретарят трябва да направи, е да може да приветства хората по приятен начин. Секретарят обикновено отговаря за лично поздрав на хората в офиса. Те също така поздравяват хората по телефона. Секретарят трябва да може да дава точна информация, да приема съобщения, когато е необходимо, и да прехвърля повиквания на точните хора в офиса.
кореспонденция
Секретарят трябва да се занимава с всякакви видове кореспонденция. Секретарите съставят и въвеждат много видове служебна кореспонденция. Секретарят отваря и сортира пощата. Те също изпращат поща.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingПодготовка на отчети
Секретарят събира и анализира данни. Те събират информация от източници, дадени в добре дефиниран доклад. Това означава, че голяма част от времето секретарката работи на компютър. Секретарят обикновено трябва да знае най-актуалната компютърна информация, за да свърши добре работата.
регистриране
Секретарят подготвя документи за подаване. Понякога секретар е отговорен за създаването на нова система за архивиране. Секретарите винаги са отговорни за добавянето на нов материал. Те отговарят за организирането на системата за подаване на документи.
Закупуване
Секретарят в офиса обикновено отговаря за закупуването на всички офис материали, които се използват в офиса. Те ще трябва да следят какви офис консумативи се използват. След това те трябва да поръчат нови офис консумативи, когато изтичат. Секретарка също трябва да поръча нови неща, когато е необходимо в офиса.
Копиране и факс
Секретарят обикновено е основният човек, който използва копирната машина. Те са отговорни за изработването на копия от документи в офиса. Секретарите обикновено също отговарят за факс апарата. Те изпращат факсове и следят факсовете, които се изпращат в офиса. След това те разпространяват факсовете до всеки, на когото са изпратени факсовете. Един добър секретар трябва да знае как да работи едновременно копие и факс.
