Работата като специалист по административна поддръжка може да бъде много полезна за организиран човек, който обича мултитаскинг, намира идеята за работа в офис, привлекателен и има отлични комуникационни умения. Докато специфичните задачи се различават в зависимост от компанията и длъжността, задълженията обикновено включват управление на офиса, чиновнически задачи и бек-офис задължения. Според Бюрото по трудова статистика, средният доход за офис и административно подпомагане за 2016 г. е $ 34,050.
$config[code] not foundОфис мениджмънт
Работата ви в ролята на административна поддръжка обработва задачите, необходими за поддържане на гладкото функциониране на офиса. Може да сте отговорни за поддържането на контрола върху закупуването и инвентаризацията на офис доставки, както и за планирането на поддръжката на офис оборудване. Също така установявате процедури и рутинни процедури, като например организиране на доставка на кафе всяка седмица или изискване на актуализирана информация за контакт на служителите на всеки шест месеца. В някои случаи можете да наблюдавате други административни служители и да координирате потока от работа в даден отдел или отдел.
Комуникационен поток
Специалистите по административна подкрепа могат да служат за връзка за комуникация на изпълнителните директори, които подкрепят. В тази роля може да бъдете отговорни за отварянето и сортирането на поща, за проверка на входящите повиквания и имейли и за назначаването на срещи със служители, клиенти и доставчици. Вие също така може да сте точката на контакт между ръководителите, които докладват, и други служители и отдели в компанията.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingУправление на данни
В административната поддръжка обикновено изпълнявате различни функции за управление на данни, включително управление на документи и електронни документи, създаване и управление на електронни таблици и бази данни, изготвяне на доклади, събиране на информация и понякога анализиране на резултатите.
Обработване на текст
Можете да изпълнявате текстообработващи функции, вариращи от изготвяне на бележки до въвеждане и редактиране на доклади, предложения и други бизнес документи. Можете да създавате бюлетини и оформления на брошури, както и да актуализирате съдържанието на уебсайтове на компании и блогове. Не само, че трябва да знаете как да използвате приложения за текстообработка и да пишете бързо и точно, специалистите по административна поддръжка трябва да притежават умения за писане, редактиране и коректура на бизнеса.
Специални проекти
Професионалистите, които работят като специалисти по административна подкрепа, често се възлагат да изпълняват или наблюдават специални проекти. В зависимост от нуждите на компанията и отдела, те могат да включват доставчици на източници за голяма покупка, одит на записите на клиентите, анализиране на тенденциите в отсъствията на служителите и оценка на конкурентните продуктови предложения.
Планиране на срещи
Вашите задължения могат да включват координиране на срещите, планиране на съоръженията на конферентната зала, резервиране на места за срещи извън обекта, изпращане на покани, следене на RSVP, създаване и разпространение на дневния ред и организиране на храна и напитки. Можете също така да вземете минути по време на срещите и да ги разпределите на присъстващите след това.
Планиране на пътуванията
Планирането на пътувания от името на ръководителите на компании е важна част от много административни работни места. Често избирате авиокомпании, хотели и доставчици на коли под наем, договаряте цени, резервирайте книга и обработвайте анулирания при необходимост. Създавате и прехвърляте отчети за разходите от името на пътници в компанията, използващи пътни касови бележки или съгласувайте извлечения от фирмени кредитни карти, използвани за бизнес пътувания.
