В миналото един секретар често се смяташе за един от най-ниските на тотемния полюс на компанията. Времената обаче се промениха и ролята на секретарката се превърна в административен асистент, човекът, който често е в основата на функционирането на цялата организация. Независимо дали работят за един-единствен ръководител, за множество мениджъри или за цялата организация, управлението на административните задължения на асистента позволява на всички останали да отделят повече време на стратегически приоритети и да развиват бизнеса, сигурни, че детайлите са под контрол.
$config[code] not foundОбщ преглед на административните задължения
В най-общ смисъл административните задължения са задачите и дейностите, които са част от ежедневните операции на бизнеса. Те включват отговаряне на обаждания, приемане на съобщения, управление на кореспонденция, поръчване на доставки и запазване на общите офис площи организирани и функционални. Задълженията могат също да включват създаване на доклади, въвеждане и управление на данни, управление на файлове, основни счетоводни и други финансови задачи. Много от тези задължения се управляват от административни сътрудници, чиято работа е да помагат на отделен човек или екип, като поемат някои или всички свои чиновнически задачи, но много позиции за влизане и средно ниво включват и доста голяма административна работа. Например, административните сътрудници могат да бъдат отговорни за актуализирането на собствената си работа в система за управление на проекти или за отговор на имейли. По-голямата част от повечето административни задължения са технически и често се свеждат до управление и разпространение на информация.
технология
Познаването на технологиите е един от най-важните аспекти на административните задължения. Това включва използването на инструменти като компютри, факс машини, копирни машини, скенери, телефони и друго офис оборудване. За повечето административни дейности обикновено се изисква използване на обикновени софтуерни програми, включително текстообработка, електронни таблици, бази данни и софтуер за настолни издания. Възможността за отстраняване на проблеми с споделено оборудване също е част от много административни описания на задания. Не е необичайно например административните специалисти да бъдат призовани да премахват задръствания с хартия или да сменят тонера в принтери и фотокопирни машини.
В някои фирми от административните сътрудници се очаква също да знаят как да използват софтуер за планиране и управление на проекти. Тези, които работят директно за ръководителите, обикновено са призовани да управляват календара на шефа си, а административните асистенти от отделите са призовани да насрочат срещи, да следят ваканциите и болничните дни и като цяло знаят къде са хората и какво правят.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от Saplingобщуване
Друго важно административно задължение включва комуникация. Административните асистенти често се призовават да общуват писмено и устно. Те могат да бъдат помолени да пишат бележки, да отговарят на колеги или клиенти, използващи електронна поща, да актуализират ръководства или уебсайтове на компанията или да редактират и коригират работата на другите. Асистентите също обикновено отговарят за отговора на телефона, осъществяват обаждания от името на шефа си и общуват с посетителите. Затова успешният административен асистент трябва да има отлични комуникативни умения и да може да пише и говори ясно и професионално. Твърдото схващане на правописа, граматиката и стандартите за професионална писмена комуникация е важно, защото асистентът представлява неговия шеф.
Счетоводство и закупуване
Следенето на разходите е важно във всеки бизнес и тази задача често се поема от административен асистент, който може да бъде призован да въведе разходи в електронна таблица или счетоводна програма, да събира и проверява отчетите за разходите от служителите и да управлява възстановяването. В малък бизнес административен асистент може също да обработва вземанията, да изпраща сметки и да обработва плащания, както и да обработва депозити за компанията. Административните професионалисти понякога отговарят и за дребни пари, за проследяване на разходите и прибавяне на средства, когато е необходимо. Други задължения в тази област могат да включват анализиране на разходите, подпомагане на бюджетирането и справяне с споровете на продавачите.
Когато става въпрос за закупуване, административните асистенти обикновено отговарят за доставките, което означава, че те организират и наблюдават офис консумативи и подреждат поръчките, ако е необходимо. Те провеждат проучвания на доставчици и изискват или издават поръчки за покупка, ако е необходимо. В някои случаи административните сътрудници могат също да отговарят за проследяването и управлението на лицензирането на софтуер или абонаменти, като гарантират своевременното им плащане и правилното им използване.
Научни изследвания и планиране
Много административни специалисти са призовани да управляват изследователски проекти и да събират информация. Може да е толкова просто, колкото търсенето на телефонен номер или адрес, или по-сложен проект, който може да включва търсене на информация за клиентите, препращане на подробности и създаване на сложни електронни таблици или отчети. Тези проекти обикновено изискват работа в кратки срокове и представяне на информация.
В много случаи административните задължения включват и планиране. От седмични срещи на персонала до важни събития, административните сътрудници са призовани да се грижат за детайлите. Може да сте отговорни за резервиране на конферентна зала за среща или за управление на резервации на стая за цялата сграда или етаж, поръчване на освежителни напитки и гарантиране, че цялото технологично оборудване е готово и работи, когато срещата започне. Планирането на пътуванията е друга голяма отговорност. Ако фирмата няма отдел за пътуване, административният асистент може да бъде лицето, което проучва и записва полети и хотели, прави резервации за хранене и се грижи за други подробности, като например регистрации за конференции.
Специализирани задачи
В определени отрасли административните специалисти са призовани да се справят със задачи, които изискват специализирани знания или умения. Например, юридическите и медицинските административни сътрудници често трябва да изпълняват задачи, които изискват разбиране на индустриалната терминология и процедури. Правните секретари могат да бъдат призовани да попълват и подават документи за правни документи, като призовки, жалби или искове, които изискват основно ниво на юридически знания и разбиране. Разбирането на съдебната система и процедурите е важно и за тези административни сътрудници, както и за това как да се провежда юридическо изследване.
Задълженията в отдел „Човешки ресурси“ се съсредоточават върху въпросите, свързани със заетостта, и могат да включват интервюта с график, обработка на справки и извършване на първоначален преглед на заявленията, за да се гарантира, че са пълни. Някой в този капацитет най-вероятно ще трябва да има разбиране и опит в областта на човешките ресурси и трудовото право. По същество специфичната област и отдел, в която работи административен асистент, ще бъдат решаващ фактор в специфичните задължения, като някои области изискват повече опит и знания от други.
Квалификации на административния асистент
Докато повечето работни места включват поне някои административни задължения, повечето от тях се обработват от административни сътрудници. Има възможности в почти всяка индустрия, и повечето позиции на начално ниво са отворени за лица с диплома за средно образование или еквивалент. Някои работодатели предпочитат да наемат административни сътрудници или секретари със степен бакалавър или опит в тази област. Някои области, като правото и медицината, обикновено изискват от помощниците да имат допълнително образование, свързано с тази област.
Независимо от нивото на образование, повечето работодатели търсят административни асистенти, които имат опит и умения в чиновническата работа, включително текстообработка, електронни таблици и управление на бази данни. Обикновено работодателите изискват помощниците да притежават умения в продуктите на Microsoft Office. Някои общински колежи, агенции за временна заетост и образователни програми за възрастни предлагат програми за сертифициране в офис мениджмънт, които могат да ви дадат предимство, когато търсите работа. Повечето работодатели също така осигуряват обучение на работното място, за да помогнат на асистентите да достигнат скорост и да са запознати с техните специфични задачи.
Освен чиновнически умения, работодателите искат да наемат хора, които имат отлични комуникативни умения (писмени и устни), организационни умения, способности за вземане на решения и решаване на проблеми, и междуличностни умения. Професионализмът също е задължителен, както и възможността за многозадачност и приоритизиране. Тъй като толкова много работодатели се занимават с чувствителна информация и често са обвързани от федерални разпоредби, дискретността и способността за запазване на поверителността също са важни качества.
Перспективи за заплащането и заетостта
Средната заплата за административен асистент се различава значително, като началните нива на асистенти в долния край на спектъра печелят заплати в най-ниските до 20 долара, а най-високо платените изпълнителни помощници печелят близо шест цифри. PayScale.com съобщава, че административните асистенти печелят средна заплата от $ 38,736, цифра, която е тясно отразена от Бюрото по статистика на труда, което поставя средната заплата в размер на $ 37,870, като точката, в която половината от административните асистенти печелят повече, а половината печелят по-малко, BLS съобщава, че най-високо платените помощници печелят повече от 62 000 долара годишно, а тази сума скача до 85 000 долара за изпълнителни секретари. Плащането се увеличава с дългогодишен опит, с тези, които имат най-голям опит да печелят най-много.
За съжаление, BLS също така предвижда, че търсенето на административни сътрудници вероятно ще намалее с 5% до 2026 г., тъй като повечето позиции няма да бъдат нови, а по-скоро заместители на работниците, които напускат. Развитието на технологиите и прехвърлянето на много административни задължения към други служители са причина за голяма част от спада. Също така, тъй като много организации рационализират операциите, сътрудниците се възлагат на повече от един мениджър или отдел и поемат повече отговорности.
Как да успеем в административните си задължения
Често удивителните административни асистенти са на върха на списъка за промоции, особено когато имат колеж и задълбочено разбиране на индустрията и бизнеса. Приемането на работата ви сериозно може да доведе до по-големи и по-добри неща, така че е в най-добрия си интерес да намерите начини да станете незаменими за шефа и колегите си.
Един от най-добрите начини да направите това е да научите за целите и приоритетите на шефа си и да предвидите нуждите му. Виж напред и имаш далновидност, за да се подготвиш за молби или нужди, преди шефът ти дори да ги осъзнае. Например, ако шефът ви присъства на определена среща всяка седмица или месец, прочетете протокола от срещата предварително и подгответе всички документи или доклади, които шефът ви очаква да представи на срещата по-рано. Ако видите, че вашият ръководител ще бъде на срещи по цял ден без голяма почивка, поръчайте обяд да бъде доставен и да запазите кафето прясно. Не забравяйте, че вашата работа е да направите шефа изглежда добре, така че правете това, което трябва да направите, за да представите най-професионалния и компетентен образ.
Поддържането на вашата индустрия също може да ви помогне да бъдете помощник на рок звезда. Научете терминологията и следете тенденциите. По този начин можете да допринесете за разговорите и да сте по-точни в работата си. Детайлите имат значение, така че разбирането на това, за което всеки говори, ще ви помогне да избегнете скъпо струващи грешки. Големите помощници също са находчиви и знаят кога да предприемат действия и какво точно да направят. Не можете да бягате при шефа си с всеки въпрос или въпрос; шефът ви очаква от вас да се грижите за нещата, които се връщат към ученето. Ако познавате вашата организация отвътре и отвън, къде да намерите информация и политиките и процедурите на компанията, можете да бъдете по-находчиви и да решавате проблеми.
И накрая, да бъдеш добър помощник, изисква изключителни организационни умения. Може да бъдете призовани да отговаряте на въпроси, да предоставяте актуализации на състоянието или да разрешавате други проблеми във всеки един момент, и ако не сте организирани, не можете да направите това. Най-важното административно задължение е да поддържаме всички плочи, които се въртят и да бъдат организирани, в основата на това умение.
