Кажете ни, ако това звучи познато. Трябва всеки да присъства на голяма среща или да се обади на конферентна връзка, което означава, че всеки ще бъде далеч от бюрото си за няколко часа. Срещата е важна, но и работата, която срещата ще прекъсне.
Има начини да се справите с двете нужди на работното място. По-долу са дадени съвети как да се провеждат срещи, като същевременно се запази производството на път, чрез подобряване на ефективността, автоматизацията и използването на технологии.
$config[code] not foundЕфективност
- Прегледайте вътрешните си процеси. Може да имате някои задачи, които са част от ежедневието ви, без които не можете. След като разберете какви са те, можете да отделите важни задачи от тези, които вече не са необходими.
- Делегат. Уверете се, че общувате с екипа си какво могат да направят, за да подпомогнат рационализирането на проектите. Знаеш ли какво можеш да направиш сам и какво ще изисква подкрепления.
- Направете почивки. Това може да звучи противоречиво, но понякога трябва да спрете да работите, за да продължите да работите. Както казва Форбс: „Когато заседнал, ензимът липопротеин липаза (LPL), отговорен за разграждането на мазнините в кръвния поток и превръщането му в енергия, значително намалява, което води до изграждане на мастните клетки. Накратко, липсата на движение е равна на спад на енергията. ”
- Планирайте деня си около обяда. Много от нас са по-остри на сутринта, така че използвайте това време за работа, която изисква задълбочен анализ и мисъл. Напишете доклади и пребройте числата веднага щом седнете. След обяд, когато зареждате с гориво, съсредоточете се върху неща, които изискват от вас да общувате и да споделяте идеи, като срещи и конферентни повиквания.
- Направи списък. Поставете всичко, което трябва да направите, по приоритет и времето, което ще отнеме. Когато проверявате всяка задача, можете да откриете кои часове от деня са най-продуктивни.
Автоматизация
- Автоматизирайте задачите на социалните медии. Hootsuite е може би най-известният, но има и много други приложения и инструменти за социални медии. Например буферът ви позволява да планирате постове според определен модел. Така че, ако искате да кажете след седмица в 10:00, буферът може да ви помогне да го направите. Друга платформа, Dlvr.it, ви позволява да синхронизирате сайта си с Facebook, Twitter и LinkedIn.
- Създайте шаблони за често използвани документи. Да речем, че изпращате същия тип фактура или писмо всяка седмица. Можете да спестите време, като създадете шаблон за това, а след това просто трябва да попълните съответните имена, дати и номера.
- Използвайте онлайн календари в облака и ги споделяйте. Седенето на срещи може да отнеме време, но също така може да планира срещи. Позволявайки на колегите и клиентите си да знаят какво ще правите и когато го правите, можете да спестите много назад и напред имейли и обаждания.
- Автоматизирайте проследяването на клиенти и подобни задачи. След като прегледате вътрешните процеси, може да откриете, че съществуват редица повтарящи се задачи, които можете да автоматизирате за 30 минути или по-малко.
- Създавайте „консервирани“ отговори по имейл за имейли, които изискват същия отговор и отново. По този начин не е необходимо да въвеждате същия имейл всеки път, когато отговаряте. Или още по-добре, ако ви задават един и същ въпрос отново и отново, създайте страница с често задавани въпроси или го документирайте и публикувайте онлайн или я предоставете на колегите си, така че отговорите са на ръка и изискванията за комуникация са намалени.
технология
- Поставете контролни списъци в облака, за да ги вземете със себе си и да ги споделите, Forgett ви позволява да ги споделяте или да ги запазвате частни и дори ви позволява да добавяте анимирани картинки. А Checkli има много от същите функции и ви позволява да създавате PDF версии на вашите списъци.
- Запознайте се с макросите (известни още като преки пътища). Програми като Microsoft Word имат макроси като вградена функция, която позволява на потребителите да изпълняват рутинни задачи автоматично. Лесно е да ги създадете и персонализирате. Някои от тях са достатъчно лесни (за управление i курсив). След като сте се справили с тях, ще спестите време, докато пишете. За да научите повече за създаването на макроси за Microsoft Word, посетете страницата за поддръжка на Microsoft Office. И в духа на това парче, запазете тази информация като документ и я споделете с колегите и персонала си, за да им помогне да рационализира своите нужди.
- Ако искате да научите как да правите шаблони в Word, Excel или Powerpoint, най-добре е да видите какво може да каже Office. Също така, тази статия е полезна, защото се фокусира върху екипното сътрудничество.
- Използвайте счетоводен софтуер, за да рационализирате задачите за фактуриране и фактуриране. Не е необходимо ръчно да генерирате фактури за клиенти, които се таксуват със същата сума всеки месец за една и съща услуга.
- Използвайте етикети, папки и маркери в пощенската си кутия. Това помага за сортиране и организиране на елементи, и което е по-важно, помага за бързото извличане на съобщения.
Вашите неща се случват на срещите ви и не е добра идея да се впускате в тях, притеснени от това, което ще ви липсва. Следвайки няколко от тези съвети как да провеждате срещи, ще можете да намалите някои по-малки задачи в офиса, за да се съсредоточите върху по-големите в кабинета.
Изображение за среща чрез Shutterstock
Още в: Спонсорирани 2 Коментара ▼
