Почти две трети, или 64% от малкия бизнес, не могат да проследяват колко ги струват техните печатащи устройства, нито пък могат да проследят тяхното използване. И ако не сте в състояние да проследявате тези основни данни във вашия бизнес, няма да знаете колко се губи.
Как да оптимизираме вашия ИТ бюджет с по-интелигентен отчет за управление на документи (PDF) и състоянието на проучването за управление на документи на малкия и среден бизнес от Xerox (NYSE: XRX) осигуряват ценни идеи и решения за печат в дигитален свят.
$config[code] not foundПолзи от мониторинга на принтера
Проучването
Проучването е проведено в САЩ, Франция, Германия и Обединеното кралство, като в него участват повече от 1000 малки и средни предприятия. Целта беше да се разбере как тези компании управляват печат и документи. Прекъсването на използването на принтера представлява това, което се случва в малкия бизнес. От интервюираните фирми 56% съобщават за фактуриране и фактури като интензивен хартиен процес в организацията, 53% твърдят, че бизнес и финансовата отчетност е подобна на хартия, а 51% заявяват, че HR формите и файловете на служителите излизат от техните принтери в огромен брой.
Четиридесет и седем процента се оплакват, че служителите печатат имейли, добавени до значителна част от тяхната употреба на принтери, и същият процент твърди, че правните подписи са голям източник за използване на хартия и принтер. Малко над 40% от фирмите съобщиха, че купуват одобрения, маркетингови материали и котировки на клиенти, които заемат много хартия и ресурси за печат.
За малките медицински, юридически, архитектурни и дизайнерски фирми печатната продукция може да бъде много по-висока от показаното в проучването. И по-често тези фирми нямат доставчик на Управлявани печатни услуги, който да се грижи за тази трудоемка задача.
Друга очевидна статистика от проучването е колко време се губи с процесите, свързани с печатането? Изчакването на задания в принтера, изчерпването на консумативите или посещаването на магазини за печат, за да вземете документи, добавя значителна част от времето. Разходите, разбира се, може да не са видими, но е там.
Xerox казва в САЩ, че времето за изчакване за документ в бизнес с споделен централен принтер е около три минути за всеки служител. Това излиза на 13 часа всяка година на служител. Така че дори един малък бизнес с 10 служители може да изпита 130 часа загубено време.
Докладът
Отчетът „Как да оптимизираме бюджета си за ИТ с по-интелигентно управление на документи“ съдържа решения, които малките предприятия могат да внедрят, за да избегнат проблемите, които изтъкват изследванията.
Първият е да намерим партньор за управлявани печатни услуги, който да им помогне да управляват по-ефективно използването на принтера. В пост на официалния блог на Xerox, маркетинг мениджърът на Xerox Channel Lisa Graham пише за необходимостта предприятията да станат по-активни в оценката на използването на принтери. „Оценките за печат могат бързо да идентифицират икономиите на разходи и подобренията в ефективността“, обяснява Греъм.
Всичко от изоставени документи на касети за принтери до закупуване на консумативи, ненужно отпечатване на цвят и други неефективности ви струват.
С превръщането на дигитализацията в почти всяка част от вашия бизнес, доверените Управлявани услуги за печат или друг партньор могат да включат дигитализация, документооборот, мобилен печат, облачни технологии и сигурност.
Като отделен, но свързан въпрос, докладът показва, че 90% от предприятията са били нарушени поради несигурен печат.
заключение
В края на доклада Xerox препоръчва на компаниите от всякакъв мащаб да намерят подходящия партньор за управляваните услуги за печат, но това може да не е възможно за малките предприятия. Докладът предоставя ценна информация за тези, които не могат да си позволят да наемат такива услуги.
Избирайки най-новите принтери с решения за проследяване и наблюдение, прилагане на най-добри практики с добро управление и обучение на работната сила, можете ефективно да управлявате проблемите, свързани с нерегулираната употреба на принтери.Някои решения включват стандартизиране на настройките, така че всички копия да са в черно и бяло, да се интегрират с облачни и мобилни работни потоци, да автоматизират работните потоци и да координират покупката на консумативи.
Изображение: Xerox
Още в: Gadgets 1
