Ако търсите работа в офис, може да не сте сигурни какво означават работодателите, когато поискат общи офис умения. Въпреки че всяко работно място е уникално, има общи задължения, които се очаква да се изпълняват от общата офис помощ. Колкото повече умения можете да предложите на бъдещия работодател, толкова по-добри са шансовете ви да получите желаната работа. Независимо дали длъжността е генерален офис асистент, чиновник в главния офис или служител в главния офис, ето някои от уменията, които работодателите най-често търсят при изпълнението на общите служебни задължения:
$config[code] not foundПисането
Работодателите обикновено очакват от вас да въведете поне 60 думи на минута (wpm). Ако сте свикнали да изпращате съобщения на приятелите си с помощта на палци и смартфон, мисълта да използвате всичките 10 пръста и пълна клавиатура може да изглеждат обезсърчително. Ако сте се научили да пишете в училище, можете да натрупвате скорост с някаква практика. Отворете статия от списанието или книга и копирайте това, което сте прочели. Изпращайте имейли на семейството и приятелите си, за да практикувате въвеждане на пълни изречения и коригиране на работата ви. Бързите команди и съкращенията, които използвате при общуване с приятели, не са приемливи за бизнес кореспонденция.
Дори ако никога не сте се научили да пишете, можете да се научите чрез един от безплатните уроци, които са достъпни онлайн. След като научите откъде да поставите пръстите си, всичко е свързано с това, как можете да подобрите скоростта и точността си.
Въвеждане на данни
Помислете за въвеждане на данни като въвеждане на цифрова клавиатура. Клавиатурата, наричана още цифрова подложка, цифрова клавиатура или 10 клавиша, е част от стандартна компютърна клавиатура. Обикновено е позициониран вдясно от буквено-цифровите клавиши и изглежда като калкулатор. Когато владеете цифровата клавиатура, ще откриете, че е много по-бързо и по-ефективно за въвеждане на числа от реда с бутони над азбуката.
За да започнете, разгледайте някои от безплатните онлайн уроци.Точността е изключително важна, тъй като числата и числовите последователности са уникални. Няма проверка на правописа или автоматична корекция, така че трябва да сте сигурни, че въвеждате правилно информацията всеки път.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от Saplingрегистриране
Подаването е повече от просто познаване на Вашите ABC. Повечето хора могат лесно да разпознаят първоначалната буква в името на файла и да видят, че "кон" отива преди "иглу". Може да е малко по-сложно, когато трябва да погледнете втората или третата буква, когато началните букви са еднакви. Например, "кон" идва след "удобен", защото "о" идва след "а". Тъй като и "кон", и "къща" имат една и съща първа и втора букви, трябва да погледнете третата буква. "Кон" идва преди "къща", защото "r" идва преди "u".
Преди технологията да е била обичайна практика в офиса, подаването означаваше управление на хартиени документи. Сега подаването може да включва съхраняване и извличане на цифрови документи.
телефон
Имате ли нужда да поставите усмивка на лицето си, за да говорите с клиенти по телефона? Отговорът е "да", защото усмивката ви идва през гласа ви, когато говорите. Въпреки че е важно да знаете как да прехвърляте повиквания и да поставяте повиквания на изчакване, най-важният компонент на телефонните умения е способността да бъдете приятни и да останете спокойни, дори когато повикващият е разочарован, нетърпелив или просто груб. Като лице, което отговаря на телефона, може да сте първоначален контакт на клиента с компанията. Първото впечатление, което правите, е това, което ще задържи клиентите да се връщат.
Microsoft Office
Microsoft Office е набор от софтуерни програми, предназначени за различни видове управление на данни. Трите най-често използвани са Word, Excel и Outlook. Word е програма за текстообработка, използвана за създаване на документи като писма, листовки, брошури, бележки и други форми на писмени материали. Excel е програма за електронни таблици за различни приложения, като например управление на запаси, създаване на работни графици на служителите и проследяване на разходите. Outlook се използва за електронна поща, поддържане на индивидуални и групови календари, управление на задачи и няколко други организационни функции. Както при писането и въвеждането на данни, има много онлайн ръководства, които да ви помогнат да научите софтуера. Ако трябва да отидете в по-голяма дълбочина, много общински колежи и разширителни програми предлагат некредитни курсове за Microsoft Office, които можете да завършите след няколко вечери.
Офис машини
Офис машини включват компютри, копирни машини, многоканални телефони, факс машини, шредери и пощенски метри. Основните операции на всеки тип машина могат да варират в зависимост от марката и модела на машината. Няма да се очаква да извършвате големи ремонти, но често служителите в общите офиси са отговорни за рутинна поддръжка, като например замяна на хартия и мастило в машините, които ги използват.
Меки умения
Меките умения могат да бъдат трудни за количествено определяне, но те са от съществено значение в света на бизнеса. Помислете за следните умения и как те могат да бъдат активи за работодателя:
- приспособимост
- Сътрудничество
- ръководство
- управление
- Мултитаскинг
- Приоритизиране
- Разрешаване на проблем
- Съвместна дейност
- Управление на времето
Според Робърт Халф, международна компания за човешки ресурси, доказателствата за меки умения могат да окажат равновесие във вашата полза, когато уменията и опитът ви са съпоставими с тези на другите кандидати. Някои мениджъри назначават, че меките умения са още по-важни. Лесно се преподават технически умения. Много по-трудно е да се преподават междуличностни умения и умения за вземане на решения. Когато пишете автобиографията си или говорите за себе си в интервю за работа, подчертайте меките си умения, като използвате фрази като тези:
- „Успешно извършени прозорци с множество проекти и крайни срокове“
- "Води екип от трима души, който рационализира процеса на кандидатстване и управление на придружаващите документи"
- "Спокойно подредете приоритет на множество проекти в динамична среда"
- "Винаги завършени проекти навреме или преди крайния срок"
- "Последователно следване на работните ангажименти, водещи до насърчаване и по-голяма отговорност"
- "Въведена е нова система за намаляване на времето за подаване с 20%"
Изисквания за образование
Няма официални образователни изисквания за обща длъжност в офиса. Много хора влизат в областта с диплома за средно образование. В зависимост от работодателя може да се изисква някакъв колеж или дори степен. Работодателите искат да знаят, че можете да си свършите работата. За повечето, вашите административни умения и квалификации са по-важни от определена степен. Всяка организация има свои собствени цели и процедури. Освен основните си умения, ще научите какво трябва да знаете, когато сте на работа.
Работна среда
Офисните работници се намират в различни условия - от малките предприятия до големите корпорации. Общата офис помощ е необходима в почти всяка индустрия, която може да се мисли, включително академични институции, здравни заведения, правителствени агенции, дружества с нестопанска цел и неправителствени организации. По-голямата част от служителите в офиса са жени. Около един от всеки четирима непълно работно време.
Заплати и перспективи за работа
Средното заплащане за служител в общия офис е 15,14 долара на час или 31 500 долара годишно. Средната заплата е цифрата, при която половината от професията печели повече, а половината печелят по-малко. Заплатите варират в широки граници в зависимост от работодателя, географското местоположение, години опит и образование и умения. Бюрото по трудова статистика на САЩ прогнозира малък или никакъв ръст на работните места за служителите в офиса до 2026 г. Това не означава, че не можете да си намерите работа. Това просто означава, че много нови работни места няма да бъдат създадени. Технологията е повишила ефективността на офисните работници, така че не са необходими толкова хора, колкото в миналото. Все пак са необходими нови служители, които се пенсионират или напускат работата си по други причини.
Първи офис работа с малко или никакъв работен опит
Служителят на главния офис често е позиция на начално ниво. Това е добро място да започнете, ако влезете в работната сила за първи път или след продължително отсъствие. Също така е добро място да започнете, ако сменяте полета и нямате опит, който се прилага директно към други работни места. Дори и с малък или никакъв опит, обаче, бъдещите работодатели искат да знаят, че можете да се справите със служебните служебни задължения и отговорности, които работата изисква.
Вземете вниманието на бъдещия работодател с резюме, което подчертава уменията, които имате. Има много добри примери онлайн. Включете постиженията от гимназията, ако сте неотдавнашник. Ако сте служили на стаж или сте направили някакъв смислен доброволен труд, включете го. Избройте завършените курсове и получените сертификати, ако те са пряко свързани с работата, за която кандидатствате. В противен случай не поставяйте автобиографията си с ненужна информация, за да опитате да попълните страницата. Клас в "Въведение в компютрите" е свързан с почти всяка обща длъжност в офиса. Клас в "Основно куче послушание" не увеличава вашето резюме, освен ако не кандидатствате за работа в ветеринарен кабинет или съоръжение за грижа за животните. Въпреки това, ако имате сертификат за първа помощ или за кардиопулмонална реанимация (CPR), можете да ги посочите. Тези умения са предимство за работодателя, независимо от бизнеса или индустрията.
Погледнете внимателно обявата за работа на работодателя и се опитайте да сравните всяко изискване с демонстрация на вашите знания или умения. Използвайте фрази като "Напишете точно със скорост 60 WPM" или "Получавате сертификат в Microsoft Word от ABC Community College."
Разкриване на интервю за работа
Целта на автобиографията не е да ви намери работа. Това е да ти даде интервю за работа. Резюмето привлича вниманието на потенциален работодател. Когато говорите с лицето лице в лице, имате възможност да подчертаете своите квалификации. Това е и Вашата възможност да задавате въпроси за позицията и фирмата. Тъй като работодателят определя дали ще бъде подходящ за работата, трябва да определите дали работата е подходяща за вас.
Облечете се внимателно и консервативно за интервюто. Искате бъдещият работодател да се съсредоточи върху вашите умения и квалификации, а не с поглед, който е по-подходящ за вечер или вечер в любимия ви клуб. Приемливо облекло за интервюто може да варира според географското местоположение и работодателя. Ако работите с агенция по заетостта или съветник в кариерата, проверете с тях какво е подходящо. Най-общо казано, прости, скромни стилове в неутрални цветове като тъмни и сиви са най-добрите.
В нощта преди интервюто, уверете се, че дрехите ви са чисти и притиснати, и че няма липсващи бутони или разделени шевове. Проверете и обувките си, за да сте сигурни, че са чисти и подходящи за бизнеса. В деня на интервюто, косата ви трябва да бъде чиста и стилизирана далеч от лицето ви. Дръжте бижутата до минимум. След като получите работа, вероятно ще имате известна гъвкавост в облеклото на компанията, за да покажете стила си. За интервюто за работа обаче искаш фокусът да бъде върху твоите способности, а не върху дрехите ти
Поглед към бъдещето
Работа като чиновник в офиса може да доведе до други позиции и по-високо заплащане. С опит можете да бъдете рекламиран в компанията. Може да откриете, че сте квалифициран да бъдете мениджър с надзорни отговорности над един или повече служители в офиса. Въпреки че технологията е променила естеството на работата в офиса, много организации все още разчитат на квалифицирани служители от офиса, за да гарантират, че бизнесът върви гладко. Служителите в главните офиси са основният помощен персонал, който позволява на други работници да вършат работата си.
