В продължение на много години електронните таблици на Excel са основна част от професионалните и лични среди за организиране, изчисляване и представяне на данни.
Те са универсално функционален инструмент за различни приложения, като например водене на справки за финансовите отчети на компанията и управление на инвентара.
Не е имало единно технологично развитие, което да е в състояние да замени електронните таблици като офис (освен текущите актуализации от Microsoft Office и подобни конкуренти като Google Docs), така че електронните таблици остават в активна циркулация.
$config[code] not foundЗа много приложения електронните таблици са все още ценни, но има редица неефективности, които им пречат да бъдат мощните, които някога са били.
Причини, поради които трябва да спрете използването на електронни таблици
Ако сте фен на твърди електронни таблици, най-вероятно ще разтърсите главата си от идеята да ги изоставите. Има обаче няколко основни причини, поради които трябва да намалите зависимостта си от електронни таблици като цяло:
1. Електронните таблици са уязвими за грешки. Според System ID, почти 90% от всички електронни таблици имат грешки. Това може да е неправилна формула, неправилно докладван брой или неефективно форматиране, което води до погрешно тълкуване. Разбира се, това не е по вина на електронните таблици - по вина на хората, които ги управляват. Въпреки това, редица функции за електронни таблици - като простотата им, гъвкавостта, липсата на контрол и равновесие и липсата на комуникация - улесняват хората да правят тези грешки. Тъй като електронните таблици често се използват за ценна или поверителна информация, дори една грешка може да бъде скъпа тук, така че не си струва риска.
2. Няма ясни правила за форматиране. Excel ви дава тонове опции, когато става въпрос за това как да форматирате клетки, редове, колони и дори как числата и данните са представени в листа. На пръв поглед това изглежда като чудесна характеристика - но този брой опции означава, че няма ясно правило за това какво е „правилно“ или „погрешно“ за конкретни приложения. Има някои шаблони, налични в Excel, но отново няма стандартно форматиране, което да могат да следват всичките ви служители, партньори и клиенти. Форматирането, което има смисъл за вас, може да няма смисъл за другите, което води до объркване и проблеми със съвместимостта, когато се опитвате да предадете данни на друга страна.
3. Тя е твърде обща, за да е от значение за повечето задачи. Силата на електронните таблици е тяхната гъвкавост - но това също може да е слабост. Електронните таблици са един вид "джак на всички сделки, майстор на никой." Те са прилични в изпълнението на редица различни приложения, но те не са идеалното решение за някоя конкретна функция. Поради разнообразието от технологични инструменти, които са специално разработени за индивидуални функции, електронните таблици се изпреварват в почти всяко приложение, което можете да си представите. Това е като да отидете в специализиран ресторант, а не в ресторант, който предлага малко от всяка кухня - тази специализация прави крайния продукт по-добър.
4. Само един човек може да използва електронна таблица наведнъж. Това е фина, но силна слабост на електронните таблици. Само един човек може да работи с електронна таблица в даден момент. Дори и в опциите за електронни таблици, базирани на облак, обикновено само един човек може да прави активни редакции, докато другите работят с копие само за преглед. Това прави изключително трудно Вашия екип да поддържа активна, непрекъсната комуникация или да си сътрудничи с един завършен продукт. В нашия съвременен свят, с отдалечени работници и по-сложни технологии, се нуждаете от повече решения за лесно съвместно управление.
5. Актуализациите в реално време са невъзможни. Според Forrester Research поточното предаване на данни в реално време и актуализациите са едни от най-важните нови технологии в търговията на дребно (както и в редица други индустрии). С обема на наличната информация и ескалацията на потребителските искания, неща като проследяване на запаси и данни за клиентите се увеличават към поточно предаване в реално време за по-бързо и по-точно предоставяне на информация. Електронните таблици не са подходящи за актуализации в реално време, те не могат да бъдат интегрирани в други системи за автоматично актуализиране и както вече видяхме, само един потребител може да прави промени едновременно. Актуализациите в реално време са много по-ценни.
Какво да използвате вместо това
Така че има много основателни причини да спрете да използвате електронни таблици, но това не отменя нуждите ви. Все още трябва да следите рекламните места. Вие все още трябва да докладвате финансови и шансовете са, че имате нужда от лесен начин за преход на старите ви материали в нова система. Какво може да замени електронните таблици?
Простият отговор е специализиран софтуер. Има хиляди видове софтуер за проследяване и управление там, някои от които покриват много нужди като цяло (като софтуер за съвместна работа в екип), а някои от тях намаляват в една фокусирана ниша (като счетоводен софтуер). Най-добре е да изберете пакет от софтуерни услуги, а-ла-карт, които най-добре отговарят на специфичните нужди на вашата компания. Там не съществува универсално решение за всички (поради което електронните таблици стават неактуални), така че пазарувайте и обмисляйте внимателно възможностите си.
Снимка на електронна таблица чрез Shutterstock
4 Коментара ▼
